Análise diplomática do Pedido de viagem da MCE-byte

Agora, a análise do Pedido de serviço da MCE-byte viagens virtuais a partir do modelo proposto por Luciana Duranti.

ELEMENTOS EXTERNOS:

Suporte:

* Material: Papel

* Formato: Metade de folha A4

Escritura

* Tipos de escritura no documento: (Software de computador)

* Abreviaturas: Abreviatura do nome da empresa (MCEbyte) e na assinatura da cliente (MCAligator)

* Escritura lógica: Dividido em 3 seções

   - Conteúdo: Texto

* Linguagem: Formal

ELEMENTOS INTERNOS

Protocolo

Titulação:

* Nome da pessoa jurídica que emite o documento: MCEbyte

* Título: Pedido

Fechas:

* Data tópica: São Paulo

* Data cronológica: 25 de Abril de 1997

Assunto: Desejo realizar a viagem virtual

Texto

Disposição: Desejo realizar a viagem...

                       Autorizo a empresa...

                        Declaro conhecer...

Escatocolo:

Fechas:

* Data tópica: São Paulo

*  Data cronoógica: 25 de Abril de 1997

Plano de Classificação dos documentos da MCE-byte

Para facilitar o controle e fácil acesso aos documentos da MCE-byte, fizemos um Plano de Classificação com os documentos do kit.

CLASSE 000 - Atividade-meio

010 - Pessoal
Classificam-se os documentos referentes a pessoal.
010.1 - Ficha Funcional

CLASSE 100-300 - Atividade-fim

100 - Serviços
Classificam-se os documentos referentes aos serviços prestados pela empresa.
100.1 - Pedido de viagem

200 - Finanças
Classificam-se os documentos relacionados à área financeira.
200.1 - Nota Fiscal
200.2 - Tabela de preços

300 - Comunicação
Classificam-se os documentos referentes a comunicação, institucional, mercadológica, interna e administrativa.
300.1 - Prospecto

Documentos do kit MCE-BYTE Viagens Virtuais

Depois de termos aprendido de onde vem o logo MCE-byte, veremos agora quais são os documentos deste kit.

Nota Fiscal

Dados:
-Descrição do produto;
-Valor do produto;
-Número de identificação;
-Data da compra;
-Nome da empresa expedidora;
-Nome do comprador;
-Quantidade do produto.

Pedido de viagem

Dados:
-Interessado;
-Descrição do que está sendo pedido;
-Nome da empresa que oferece serviço.

Tabela de preços

Dados:
-Descrição do produt/serviço;
-Prazo de validade do serviço/produto;
-Valor do produto/serviço;
-Valor dos impostos sobre o valor inicial;
-Quem diponibiliza o produto/serviço.

Ficha Funcional

Dados:
-Nome da empresa empregadora;
-Nome do funcionário;
-Número de registro do funcionário;
-Endereço;
-Telefone;
-Data de nascimento;
-Foto 3x4;
-Número da carteira de trabalho;
-Número do CPF;
-Número do RG;
-Nome do Banco;
-Agência do Banco;
-Número da Conta do banco/
-Data de admissão;
-Campo para rescisão de contrato;
-Histórico dos cargos/funções;
-Observações.

Prospecto

Dados:
-Imagem do produto;
-Nome do produto/serviço oferecido;
-Nome da empresa anunciante;
-Mensagem chamativa e grande;
-Contatos da empresa.

O logo do Kit MCE-Byte

O logo MCE-Byte dos documentos trabalhados em sala de aula, se refere ao artista gráfico holandês Maurits Cornelis Escher (1898-1972).

"Ele explorava um mundo estranho de ilusão de ótica, trocadilhos visuais, e perspectivas distorcidas no trabalho dele. Escher criou um paradoxo visual na "Relatividade" e na "Litografia" combinando três perspectivas diferentes numa única, toda coerente. O trabalho dele ficou crescentemente popular por causa de sua combinação sem igual de humor, lógica, e precisão meticulosa com artifício visual." (Fonte: http://www.geocities.com/area51/9839/escher.htm)

Glossário

Aqui vão alguns termos relacionados a Arquivologia e ao tema do Blog...

Autenticação: Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz

fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação. (Dicionário de terminologia

arquivística)

Ciência: A ciência é um conjunto de conhecimentos racionais, certos ou prováveis, obtidos metodicamente, sistematizados e verificáveis. (moodle.virtual.ufpb.br/mod/glossary/view.php)

Cópia autenticada: Cópia exata que, conferida à vista do original por autoridade competente, possui fé pública. (Dicionário de terminologia arquivística)

Data tópica: Elemento de identificação do lugar de produção de um documento.

(Dicionário de terminologia arquivística)

Diplomática: Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos. (Dicionário de terminologia arquivística)

Documento fotográfico: Fotografia em positivo ou negativo. (Dicionário de terminologia

arquivística)

Documento iconográfico: Gênero documental integrado por documentos que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras. (Dicionário de terminologia

arquivística)

Documento oficial: Documento emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. (Dicionário de terminologia arquivística)

Espécie documental: Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório. (Dicionário de terminologia arquivística)

Fantasma: Espírito ou aparição de pessoa morta. (pt.wiktionary.org/wiki/Fantasma )

Marca-d'água: Marca translúcida em papel, produzida durante o processo de fabricação. (Dicionário de terminologia arquivística)

Original: Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. (Dicionário de

terminologia arquivística)

Paleografia: Disciplina que estuda a escrita manuscrita antiga, suas formas e variações através do tempo. (Dicionário de terminologia arquivística)

Premonição: Premonição é a sensação ou advertência antecipada do que vai acontecer, é sinônimo de pressentimento. É circunstância ou fato que deve ser tomado como aviso; presságio. A palavra é muito conhecida devido à literatura e aos filmes que a têm como tema principal, explorando a capacidade sobrenatural de se prever o futuro. O termo premonição ou sonhos premonitórios (sonhos de advertência ou aviso) é utilizado para designar a suposta ocorrência de avisos sobre acontecimentos futuros, freqüentemente associados a fatos calamitosos em natureza. As informações são recebidas via experiência mediúnica individual (contato da consciência com a 4ª dimensão do mundo, uma dimensão não material, intemporal) ou através dos sonhos. (http://pt.wikipedia.org/wiki/Premoni%C3%A7%C3%A3o)

Selo: Peça, em geral metálica, na qual são gravadas armas, divisas ou assinaturas a serem impressas sobre cera, lacre, metal ou papel, com o fim de validar e autenticar o documento sobre o qual é estampado ou no qual é fixado.(Dicionário de terminologia arquivística)

Sobrenatural: Fenômeno não explicado pela ciência.   (pt.wikipedia.org/wiki/Sobrenatural_(desambiguação))

Sonho: Estado consciencial natural intermediário entre o estado de vigília física ordinária e o sono natural, caracterizado por um conjunto de idéias e imagens que se apresentam à consciência. O sonho aflitivo que tem como efeitos a agitação, a angústia e a opressão durante o seu desenvolvimento, recebe os nomes de: pesadelo; terror noturno; alucinação pesadelar. (http://relativando.blogspot.com/2008/01/glossrio-da-consciencilogia.html)

Algumas questões sobre o texto de Luciana Duranti

Aqui estão algumas perguntinhas relacionadas ao texto da Luciana Duranti... Respondam aí galera...

1) Para a Diplomática o documento assume duas formas distintas. Quais são essas formas?

2) Qual é objeto da Diplomática?

3) Quais os três requisitos fundamentais que o documento deve conter para que o estudo diplomático seja realizado?

4) Segundo Durantti, ao se analisar um documento arquivístico, além do suporte, forma e conteúdo, que outros aspectos podem ser econtrados?

5) Qual a razão pela qual os arquivos têm representado os arsenais da administração, do direito, da história, da cultura e da informação?

6) Em qual contexto houve a transformação da Análise Crítica dos documentos em uma disciplina completa e autônoma?

7) Qual a diferença entre a Diplomática geral e Diplomática específica?

Atividade: Análise do certificado

Na última aula (04/09), o professor pediu para que todos os grupos fizessem um certificado naquele momento. O certificado feito pelo grupo ficou desta forma:

...totalmente errado! Depois disso o professor pediu para que fosse feita uma análise diplomática do certificado "criado" a partir do texto "Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo" da Heloísa Belloto. Começamos a análise... Segundo Belloto, o certificado é o "documento diplomático testemunhal comprobatório, descendente, notarial ou não. Declaração que garante a veracidade de um fato, de um estado de coisas."

Verificando os elementos inválidos ou ausentes do certificado, temos:
Protocolo Inicial:

• Timbre do emissor - Não há timbre no certificado;
  
• Título - Está incompleto, pois só está escrito "certificado", mas certificado de quê?
  

Texto: O texto é inválido. Na verdade este começo ("Às 18:00 horas do dia...") lembra uma ata de reunião... nada a ver com o texto de um certificado.

Protocolo Final:

• Data tópica: No certificado há a data tópica: "Brasília";
• Data cronológica: Também está certinho: "04 de setembro de 2009";
• Assinatura, nome e titulação da pessoa ou entidade responsável: É inválida, porque a titulação da pessoa que assina é incompatível com a competência de validar um certificado.

Enfim, o que se salvou do certificado que fizemos, foi apenas as datas tópica e cronológica, os demais elementos são inválidos. Agora vejamos um modelo de certificado autêntico:

Você conhece Janice Gonçalves?

Janice Gonçalves possui graduação em História (1986), mestrado (1995) e doutorado em História
Social (2006) pela Universidade de São Paulo. É professora efetiva da Universidade do Estado de Santa Catarina. Tem experiência na área de Memória e Patrimônio Cultural, com ênfase nas questões relacionadas ao patrimônio arquivístico. Nos últimos anos tem também realizado estudos sobre historiografia em Santa Catarina.

Reflexões...

Ficamos um pouco apreensíveis com relação a matéria, pois o professor André iria começar as discurções de Diplomática e Tipologia documental partindo do ponto que nós já conhecíamos suas aplicações. Então falamos que não haviamos tido contato com a mesma. Então ele arrumou logo uma maneira de nos mostrar e nos iniciar no universo da Diplomática e Tipologia Documental através de uma tarefa muito dinâmica de pesquisas e raciocínios, então conseguimos nos situar um pouco. Quando as disciplinas são baseadas no dinamismo e prática experimental fica muito mais simples de compreeder o conteúdo.

Houve uma atividade em sala de aula bastrante interessante! A atividade teve como base o conhecimento do funcionamento administrativo do CID e os documentos gerados como consequêcias de suas atividades.
Alguns alunos seriam responsáveis pelo levantamento de dados com o secretário do Departamento (o Divino), outros no Arquivo do CID que fica localizado no lugar super aconchegante (ao lado do banheiro masculino), e outros no site da UNB.
Atividade baseada no dinamismo e na pesquisa.
Foi ótima e interessante, pois podemos compreender mesmo que ligeiramente as atividades do nosso departamento.
Parabéns ao professor pela criatividade.

No arquivo do CID

1) Quais as espécies documentais existentes no arquivo do CID?

R= Ofícios, memorandos, requisições, inventários, dossiês, teses, dissertações, relações, formulários, currículos, diários, provas, planilhas, planos.

2) Quais as correspondentes funções de tais espécies?

R= Ofícios: tem a função de estabelecer comunicação esrita com instituições externas à instituição de origem. Memorandos: tem a função de estabelecer comunicação escrita entre as unidades da instituição (comunicação interna). Requisições: tem a função de solicitar materiais. Inventários: tem a função de listar os bens patrimoniais disponíveis no departamento. Dossiês: tem a função de reunir documentos relativos a uma pessoa, no caso, o dossiê funcional de cada professor. Tese: trabalho acadêmico a ser defendido no doutorado. Dissertações: trabalho acadêmico a ser defendido no mestrado, Relações: tema a função de listar os nomes de alunos formados. Formulários: tem a função de solicitar a admissão de um aluno especial. Currículos: tema a função de relatar toda a formação acadêmica e profissional dos professores. Diários: tem a função de controle dos alunos faltosos e presentes na aula. Prova: tem a função de avaliar o conhecimento do aluno em determinado assunto. Planilha: tem a a função de exibir dados, no caso dessa planilha, a função é a de registro de frequência na qual são preenchidas com a assinatura e horário de expediente. Plano: tem a função de esquematizar e de colocar em maiores detalhes procedimentos a ser atingidos.

3) Quais os tipos documentais existentes no arquivo do CID?

R= Currículos de professores, Formulário de solicitação de admissão como aluno especial, Inventário de bens, Relação de alunos formados, Requisição de material, Requisição de serviços, Diário de Freqüência de alunos, Dissertação de mestrado, Tese de doutorado, Provas avaliativas, Dossiês funcionais, Planilha de registro de frequência (folha de ponto) dos professores, Planilha de registro de frequência (folha de ponto) dos servidores, Plano de ensino.

4) Relacione as séries documentais do arquivo do CID com as fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.

R= Séries documentais do acervo do CID:

Série 1: Correspondências
Ofícios recebidos/ encaminhados - Corrente.
Memorandos recebidos/ encaminhados - Corrente.

Série 2: Solicitações
Requisições de materiais - Corrente.
Requisições de serviços - Corrente.

Série 3: Patrimônio
Inventário de bens - Permanente.

Série 4: Corpo Docente
Currículos - Corrente.
Dossiês funcionais - Intermediário.
Planilhas de registro de freqüência - Intermediário.
Plano de ensino - Permanente.

Série 5: Servidores
Planilha de registro de freqüência - Intermediário.

Série 6: Corpo Discente
Diários de freqüência - Intermediário.
Formulário de solicitação de admissão como aluno especial - Corrente.
Provas - Intermediário.
Relação de alunos formados - Permanente.
Teses de doutorado - Permanente.
Dissertações de mestrado - Permanente.

5) Sugira um plano de classificação para os documentos do arquivo do CID.

R= Plano de Classificação:

1000-0 Administração Geral
1000-1 Projetos
1000-2 Convênios/ Contratos
1000-3 Legislação
1000-3.1 Regimento
1000-4 Reuniões
1000-4.1 Atas

2000-0 Corpo Docente
2000-1 Pessoal
2000-1.1 Currículos
2000-1.2 Planilha de registro de frequência (folha de ponto)
2000-2 Acadêmico
2000-2.1 Plano de Ensino

3000-0 Corpo Discente
3000-1 Graduação
3000-1.1 Avaliações
3000-1.1.1 Provas
3000-1.1.2 Testes
3000-1.2 Monografias
3000-1.3 Solicitações
3000-1.3.1 Pedido de aluno especial
3000-1.3.2 Monitoria
3000-1.4 Diários de frequência
3000-2 Pós-Graduação
3000-2.1 Mestrado
3000-2.1.1 Avaliações
3000-2.1.2 Dissertações
3000-2.1.3 Diários de frequência
3000-2.2 Doutorado
3000-2.2.1 Avaliações
3000-2.2.2 Teses
3000-2.2.3 Diários de frequência

4000-0 Servidores
4000-1 Pessoal
4000-1.1 Planilha de registro de frequência (folha de ponto)
4000-2 Funcional
4000-2.1 Dossiês
4000-2.2 Abonos
4000-2.3 Férias

5000-0 Material
5000-1 Solicitação
5000-2 Compra
5000-2 Estoque
5000-3 Inventário

6000-0 Patrimônio
6000-1 Aquisição
6000-2 Manutenção
6000-3 Obras

7000-0 Comunicações
7000-1 Correspondências

6) Quais ações arquivísticas poderiam ser implantadas no arquivo do CID?

R=Enquanto o departamento de Ciência da Informação e Documentação não é transferido para sua nova sede fica complicado sugerir algo muito grande, então no momento começaríamos com a construção de um Plano de Classificação e de uma Tabela de Temporalidade, isso caso a UnB não possua alguma. Se a UnB possuir utilizá- la imediatamente nos arquivos correntes (setoriais do CID). Para isso deveria ser ministrado um curso aos servidores e funcionários pelos professores e alunos de arquivologia de como utilizá-los, pois quando se faz uso desses mecanismos fica mais fácil controlar o ciclo de vida dos documentos, evitando seu acúmulo e posteriores armazenagens de documentos sem valor que poderiam ser descartados.
O ideal seria retirar os arquivos do CID do lado do banheiro, pois é um lugar impróprio. Armázená-los em arquivo próprio na nova sede seria o ideal, mas enquanto isso não acontece seria interessante realizar uma higienização e nos casos necessários novos acondicionamentos.

Analisando alguns documentos...

Documento: Lista de frequência
Suporte: Papel
Gênero: Textual
Espécie: Listagem
Tipo: Listagem de frequência

Documento: CD de instalação office
Suporte: Óptico
Gênero: Audiovisual
Espécie: Programa
Tipo: Programa de instalação

Documento: Plano de aulas
Suporte: Papel
Gênero: Textual
Espécie: Plano
Tipo: Plano de aulas

Documento: Convite de Colação
Suporte: Papel
Gênero: Textual
Espécie: Convite
Tipo: Convite de Outorga de Grau

Procurando definições de Diplomática e Tipologia

Definições retiradas da internet:

1) Diplomática: Ciência auxiliar da história que estuda os atos escritos tendo em vista determiner a sua autenticidade, integridade e a data de sua emissão. (FONTE: Wikipedia)

2) Tipologia: Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras. (FONTE: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística)

3) A Diplomática e a tipologia podem ser aplicadas a arquivística no que se refere à constatação da data de criação de um documento e no que se refere à fonte do mesmo, ou seja quem o produziu.


Definições retiradas de livros:

1) Diplomática: Campo de aplicação: em torno do verídico, em estrutura e finalidade do ato jurídico. (FONTE: Belloto)

2) Tipologia: Campo de aplicação: em torno da relação com as atividade institucionais/ pessoais. (FONTE: Arquivos Permanentes tratamento documental)

3) A diplomática e a tipologia são importantes para o campo arquivístico, pois analisa as características internas e externas dos documentos a fim de atestar e garantir a autenticidade dos mesmos.