4 de setembro de 2009

No arquivo do CID


1) Quais as espécies documentais existentes no arquivo do CID?

R= Ofícios, memorandos, requisições, inventários, dossiês, teses, dissertações, relações, formulários, currículos, diários, provas, planilhas, planos.

2) Quais as correspondentes funções de tais espécies?

R= Ofícios: tem a função de estabelecer comunicação esrita com instituições externas à instituição de origem. Memorandos: tem a função de estabelecer comunicação escrita entre as unidades da instituição (comunicação interna). Requisições: tem a função de solicitar materiais. Inventários: tem a função de listar os bens patrimoniais disponíveis no departamento. Dossiês: tem a função de reunir documentos relativos a uma pessoa, no caso, o dossiê funcional de cada professor. Tese: trabalho acadêmico a ser defendido no doutorado. Dissertações: trabalho acadêmico a ser defendido no mestrado, Relações: tema a função de listar os nomes de alunos formados. Formulários: tem a função de solicitar a admissão de um aluno especial. Currículos: tema a função de relatar toda a formação acadêmica e profissional dos professores. Diários: tem a função de controle dos alunos faltosos e presentes na aula. Prova: tem a função de avaliar o conhecimento do aluno em determinado assunto. Planilha: tem a a função de exibir dados, no caso dessa planilha, a função é a de registro de frequência na qual são preenchidas com a assinatura e horário de expediente. Plano: tem a função de esquematizar e de colocar em maiores detalhes procedimentos a ser atingidos.

3) Quais os tipos documentais existentes no arquivo do CID?

R= Currículos de professores, Formulário de solicitação de admissão como aluno especial, Inventário de bens, Relação de alunos formados, Requisição de material, Requisição de serviços, Diário de Freqüência de alunos, Dissertação de mestrado, Tese de doutorado, Provas avaliativas, Dossiês funcionais, Planilha de registro de frequência (folha de ponto) dos professores, Planilha de registro de frequência (folha de ponto) dos servidores, Plano de ensino.

4) Relacione as séries documentais do arquivo do CID com as fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.

R= Séries documentais do acervo do CID:

Série 1: Correspondências
Ofícios recebidos/ encaminhados - Corrente.
Memorandos recebidos/ encaminhados - Corrente.

Série 2: Solicitações
Requisições de materiais - Corrente.
Requisições de serviços - Corrente.

Série 3: Patrimônio
Inventário de bens - Permanente.

Série 4: Corpo Docente
Currículos - Corrente.
Dossiês funcionais - Intermediário.
Planilhas de registro de freqüência - Intermediário.
Plano de ensino - Permanente.

Série 5: Servidores
Planilha de registro de freqüência - Intermediário.

Série 6: Corpo Discente
Diários de freqüência - Intermediário.
Formulário de solicitação de admissão como aluno especial - Corrente.
Provas - Intermediário.
Relação de alunos formados - Permanente.
Teses de doutorado - Permanente.
Dissertações de mestrado - Permanente.

5) Sugira um plano de classificação para os documentos do arquivo do CID.

R= Plano de Classificação:

1000-0 Administração Geral
1000-1 Projetos
1000-2 Convênios/ Contratos
1000-3 Legislação
1000-3.1 Regimento
1000-4 Reuniões
1000-4.1 Atas

2000-0 Corpo Docente
2000-1 Pessoal
2000-1.1 Currículos
2000-1.2 Planilha de registro de frequência (folha de ponto)
2000-2 Acadêmico
2000-2.1 Plano de Ensino

3000-0 Corpo Discente
3000-1 Graduação
3000-1.1 Avaliações
3000-1.1.1 Provas
3000-1.1.2 Testes
3000-1.2 Monografias
3000-1.3 Solicitações
3000-1.3.1 Pedido de aluno especial
3000-1.3.2 Monitoria
3000-1.4 Diários de frequência
3000-2 Pós-Graduação
3000-2.1 Mestrado
3000-2.1.1 Avaliações
3000-2.1.2 Dissertações
3000-2.1.3 Diários de frequência
3000-2.2 Doutorado
3000-2.2.1 Avaliações
3000-2.2.2 Teses
3000-2.2.3 Diários de frequência

4000-0 Servidores
4000-1 Pessoal
4000-1.1 Planilha de registro de frequência (folha de ponto)
4000-2 Funcional
4000-2.1 Dossiês
4000-2.2 Abonos
4000-2.3 Férias

5000-0 Material
5000-1 Solicitação
5000-2 Compra
5000-2 Estoque
5000-3 Inventário

6000-0 Patrimônio
6000-1 Aquisição
6000-2 Manutenção
6000-3 Obras

7000-0 Comunicações
7000-1 Correspondências

6) Quais ações arquivísticas poderiam ser implantadas no arquivo do CID?

R=Enquanto o departamento de Ciência da Informação e Documentação não é transferido para sua nova sede fica complicado sugerir algo muito grande, então no momento começaríamos com a construção de um Plano de Classificação e de uma Tabela de Temporalidade, isso caso a UnB não possua alguma. Se a UnB possuir utilizá- la imediatamente nos arquivos correntes (setoriais do CID). Para isso deveria ser ministrado um curso aos servidores e funcionários pelos professores e alunos de arquivologia de como utilizá-los, pois quando se faz uso desses mecanismos fica mais fácil controlar o ciclo de vida dos documentos, evitando seu acúmulo e posteriores armazenagens de documentos sem valor que poderiam ser descartados.
O ideal seria retirar os arquivos do CID do lado do banheiro, pois é um lugar impróprio. Armázená-los em arquivo próprio na nova sede seria o ideal, mas enquanto isso não acontece seria interessante realizar uma higienização e nos casos necessários novos acondicionamentos.

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